Evenimentele cu participare gratuita pot fi mai dificil de organizat decat cele cu plata. Motivul il reprezinta faptul ca niciodata nu poti sti cati participanti vei avea in ziua evenimentului. Chiar daca toate detaliile sunt puse la punct si ai mult mai multi inscrisi decat locuri in sala, nu ai cum sa sti exact cate persoane vor ajunge efectiv la eveniment. Si asta deoarece inscrierea la eveniment nu e privita ca un angajament ferm de cele mai multe persoane care se inscriu.
Nici plata unei taxe nu te asigura ca toate persoanele inscrise ajung la eveniment
Cu cat taxa este mai mica, cu atat cresc sansele ca o persoana care s-a inscris si a platit sa renunte la a se mai prezenta la eveniment. Cu atat mai mult cu cat evenimentele gratuite se bazeaza doar pe acordul initial reprezentat de inscrierea efectiva si o posibila reconfirmare inainte de eveniment, nimic nu ii garanteaza organizatorului ca va avea participanti la eveniment.
Zilele saptamanii sau weekend?
„Din experienta noastra de peste 5 ani in organizarea de evenimente, putem afirma cu siguranta ca sansele ca o persoana sa abandoneze un eveniment gratuit care are loc in weekend sunt mai mari decat in cazul in care evenimentul are loc in timpul saptamanii”, spune organizatorul evenimentelor „Femei de cariera” (eveniment organizat de Woman2Woman.ro si destinat femeilor) si „Targetare si campanii eficiente” (eveniment organizat de PR2advertising.ro si destinat specialistilor in marketing, promovare, PR , managerilor si antreprenorilor).
Cat de mult difera rata de participare
Daca pentru evenimentele din timpul saptamanii rata de participare poate ajunge si la 75-80% in cazul evenimentelor destinate femeilor si cca 65-75% pentru evenimentele de business, conferintele din weekend beneficiaza de 25%, maxim 50% rata de participare.
De ce rata de participare este mai mare in timpul saptamanii si mai mica in weekend?
Pe de o parte, in weekend apar mai multe posibilitati si tentatii de petrecere a timpului liber. In plus, atunci cand o persoana isi planifica zilele saptamanii, se asigura ca are timpul necesar si evenimentul nu se suprapune cu programul de munca sau isi ia liber pentru a participa la eveniment. Efortul mental, cel putin, depus pentru a se inscrie la un eveniment din timpul saptamanii este mai mare decat cel din weekend. In plus, weekend-ul este perceput ca timp liber, cu un program care poate suferi modificari.
